1、了解并使用新的文件格式

Office 2007中所有的程序都采用了基于可扩展标记语言（XML）新的默认文件格式，新的文件格式在它们的文件扩展名中都加了一个“x”来体现。例如：

Word文档：.docx

Excel工作簿：.xlsx

PowerPoint幻灯片演示：.pptx

XML是一个开放式标准，它使得文件在不同应用程序之间的移动更为容易。比起以旧的格式保存的文件，新格式的文件则要更小。但是，一些还在使用旧版本Office的用户可能就无法打开新格式的文件。

在Office 2007中，你仍然能够以Office 2003的文件格式保存文件。你只需要在“另存为”对话框的“保存类型”中选择“Word97-2003文档”，如图1所示。

2、更改默认的格式

如果你想要一直将文件以旧的格式进行默认保存，你可以点击Office按钮，接着点击“（程序名）选项”（例如在Word中就是“Word选项”）并在左边的窗格中选择“保存”。在“将文件保存为此格式”下拉菜单中选择“Word 97-2003文档(*.doc)”，如图2所示。

当你将一个原先以新格式创建的文件存储为旧格式时，你会得到一条提示，告诉你一些仅Office 2007可支持格式和特性将会丢失。

3、使用Office 2007的兼容

Office 2007程序引入了一项新的特性名叫兼容模式。如果你经常需要与一些没有升级Office的用户共享文件，或者是需要在其它没有安装Office 2007的计算机上操作你的文件，那么你就能够确保你在Office 2007中所创建的文件没有包含任何之前版本Office所无法支持的特性。

如果你让你Office 2007的应用程序处在兼容模式下，那么像“SmartArt图形”工具这样的非兼容特性将不可用。相反地，你将使用Office 2003中的图形工具，这样，你所创建的图形才能够在早先版本的程序中进行编辑。

如果你将文件从基于XML的格式转换成旧的格式，或者是当你将程序配置为默认以旧的文件格式存储，那么，当你打开以旧的文件格式保存的文件时，兼容模式就会自动启动。在Word中，兼容模式还会在你从旧的格式模版（.dot）中创建新文档时启动。

当Office 2007程序处在兼容模式时，它会在文档的标题栏中显示，如图3所示。

如果你再次将文档用Office 2007打开的话，一些特性又能够再次出现在文档中，而一些则不能。