与他们见面之前，我无法臆断这两位专家是来自于哪里，企业只是告诉我他们的经验很丰富，对任何事情总是力求做到“精益求精”，并且在四个月的工作中与企业的相关人员建立起非常好的合作关系。按照企业的信息化主管的说法：“是在不断地告诉我们IT人员和企业的其他部门的管理人员，应该怎样形成一个完整需求，才能满足招标的需要”。

见面是轻松和愉快的，也是激烈的！我在耐心地听着他们的对于这份报告写作时的思路。

“这家企业是通过一次信息化论坛知道了我们，没有多久，给我们打来了电话，希望能够为他们的信息化项目写作一份标书。写标书，对我们来讲并不是一件平常的事情，你看，我们手里面有近百份各式各样的标书，按照我们的观点它只是一份标准的“格式化”的文件。但是，这份文件有一个最大的误区，是它完全忽略了企业的实际需求和未来需求，那么这样的标书就成为了一件形式主义的作品！”

“为了避免这种现象的发生，我们向这家企业提出了一个合作条件和三个要求。第一，如果只是写一份标书，那么，我们将放弃合作。第二，如果要我们写，那么必须安排我们对企业开展三、四个月的调研和企业需求分析。第三，企业管理层必须向各个机构下发一份措辞强烈的命令书，保证我们的调研工作顺利进行。第四，如果四个月内无法完成，我们需要顺延一个月，当然费用增加一个月”。

“其实所作的这些工作，是管理咨询项目的前期的企业研究阶段的内容，之所以在写作标书之前加入这个阶段，是不愿意看到我们自己作出一份“形式主义”的标书。你看，这是某企业的标书内容：”

项目目标

以物流管理为主线，以资金为要素，体现时间价值，提高管理水平，最终落实到成本控制能力上。

项目实施范围

项目实施范围包括：集团采购中心，营销中心，营销中心所属128个分子公司和办事处，制造中心，联盟制造中心（集团参股企业），集团综合管理部门，财务部，结算中心，以及遍布全国的186个产成品仓库、原材料仓库和配送中心。

系统需求

适应集团公司集中化、扁平化发展趋势，统一采购、统一销售、统一财务管理与资金使用。

充分体现信息高度集成的特性，集成供应链上所有环节的各类信息，解决集团内部各部门信息化建设中，相对零散、无法共享形成的信息孤岛。

有效解决物流、资金流、业务处理在生产环节中状态数据不能及时反映，中间库、半成品等成本数据失真，一些消耗物料、维修备品备件长期沉淀形成的二级库问题。

系统应能从不同角度清晰的反映出各种相关数据的勾稽和差异。比如：订单、发票、提货单、发货、发运、结算之间关系。

能够实时真实的反映物料的分布状态、占用时间、质量信息等，有效的发挥系统的控制功能。

集团企业内部统一的管理制度通过信息系统能够得以贯彻执行，加强物流监控职能，满足集团对其下属各子公司、分公司对物流管理与监控的要求。对各子公司、分公司的业务数据能够实时查询控制，及时掌握子公司、分公司的经营动态，便于领导科学决策。

提升资金控制上和满足成本核算快捷的能力，实现资金占用控制和财务核算的集中化。

全面提升管理分析能力，支持企业数据从最顶端到最底端的多层次、多角度的全程分析。

应有综合查询、统计分析功能，以备生产管理部门、综合管理部门、主管领导等数据查询、分析决策。

开展以销定产的管理尝试，要根据销售部门的要货计划和半成品库库存情况，生成主生产计划和相应的其他需求计划，并能够处理主生产计划的审核、批准权限和允许变更等维护功能。并能够根据生产计划、生产配方或消耗定额数据生成生产通知单、领料通知单和限额领料单，及根据生产计划、消耗定额及库存情况形成采购建议计划。能够根据各种半成品、成品的入库情况，跟踪计划的执行情况。

功能需求

生产计划功能需求

1.生产计划大纲制定，实现企业产品生产计划大纲数据录入，包含计划期内产品的产量，计划大纲审核，提供对已编制生产计划大纲实现确认。

2.主生产计划编制，实现产品生产计划的制定，根据企业实际情况，对计划参数设置中设定的计划对象的生产确定相应的生产日期、数量，确认生产计划下达。以此指导采购管理、库存管理以及车间生产管理等。

3.物料需求计划，物料计划形成，提供指定计划的数据自动生成或手工维护生成的功能。物料计划生成过程需要考虑当前主生产计划制定情况、当前库存、批量大小等信息。提供正常生产经营所需的各种原材料、半成品、成品的数量、生产日期以及投产日期的需求计划。

4.实现物料需求计划下达，根据物料来源确定下达是采购计划还是加工计划，物料计划调整，根据实际情况调整物料计划。

5.提供各计划期间的情况查询，诸如：主生产计划查询，物料计划查询。

采购管理功能需求

1.编制和追踪采购计划的执行情况。

2.编制和追踪采购订单的执行情况，并可以查询逾期未到的货物。

3.填制入库单，质检审核，申请入库，并可以查询在验的物料。

4.录入采购发票，根据入库单逐笔确认发票是否合法，登记应付帐。

5.查询在途的物料。

6.采购费用，可以逐笔分摊到相应的物料成本上。

7.录入付款单，并与发票逐笔核销，登记应付账。

8.应付款明细账查询，并可以分析欠款的帐龄。

9.可以选择采购发票和付款单自动生成记账凭证，并传递到帐务管理系统之中。

10.根据采购入库单、发票、订单等原始资料，定制各种需要的统计报表，进行采购分析。

11.根据主生产计划形成的采购计划向旬计划或周计划延伸，并在生产计划变更时系统自动反应，重新生成采购计划。

12.根据库存管理提供的信息形成限额采购控制的功能。

库存管理功能需求

1.实现采购入库、生产入库、盘盈入库、换退货入库、其他入库的处理。

2.实现生产领料、销售出库、盘亏出库、报废出库，其他出库的处理。

3.依据盘点表，实现自动盘点功能。

4.实现物料在仓库之间进行调入、调出的处理功能。

5.根据生产计划和限额领料单，开展生产领料的控制处理。

6.实现产品和物料的库龄和分布分析功能。

7.实现超储、短缺、过期、积压等方面的库存预警功能。

8.库存产成品和物料应提供质量信息标示功能。

库存核算功能需求

1.物料的入库成本核算，出库成本核算，材料成本差异的核算，帐表查询，存货分析，自动转账，期末结账等功能。

2.支持多种计价方法并存，对于不同的物料采用不同的计价方法。

3.支持与仓库同步核算物料的入、出库成本。支持不与仓库同步，定期成批核算物料的入、出库成本。

4.支持实时存货的余额查询和月报、日报、明细帐、分类报表功能。

5.支持自动分配材料成本差异。

6.支持与帐务处理连接，形成自动记帐处理。

销售与分销管理功能需求

1.满足销售订单、发货、开票的日常业务处理功能需求。

2.实现产品定价、信誉管理、市场分析等管理功能。

3.分销管理必须支持多层次的销售区域划分，支持批发商、代销商、零售商、直销等各种不同客户类型的处理功能。

4.支持分子公司和客户销售和库存计划的管理，支持对各产品、各业务员的计划管理。

5.支持依据订单发货的业务处理，可以查看订单执行状况，准确及时向客户提供库存信息。

6.支持先开票后发货、货票同开等多种业务模式。

7.支持手工核销发票、自动核销发票等多种往来核销方式，并能够控制客户欠款额度。

8.支持原始单据自动形成记帐凭证的要求。

9.支持根据订单生成发货计划的处理，并实现根据要货计划、成品库存、安全库存量生成要货计划功能。

10.支持发票数据转入‘防伪税控系统’的功能。

11.满足各类原始单据的详细数据查询，订单、计划的执行情况统计，客户欠款、销售收入成本的帐页输出，产品批次跟踪情况。

12.支持按照客户、客户类型、销售部门、业务员、产品、产品类型形成报表输出。

他指着这份招标书说：“这就是现阶段，一些大企业在信息化招标中所采取的写作形式。如果你是一家从事信息化的软件商，当看到这样的招标书时会有怎样的感觉？他们一定会说，这个标是为他们自己所设置的标书，与他们的软件如此贴切，只有不多地方需要适应企业的实际需要。事实上是怎样的呢？几乎没有人能够知道，软件与企业现实的差距是不容忽视的，软件会存在许多重要的改变才能够适应企业的实际管理需要”。

4.2.1标书需要体现企业管理需求

“我们一到这家企业，就给所有的信息化人员和部分企业中的一部分管理人员，看了这份标书。然后向他们提出了一个问题：你们是不是认为这份标书中的内容已经很详尽了？不用说，大多人的回答都是认为很好。然后我在问第二个问题，如果你们也使用这样的标书有没有意见，答案还是同样。但是当你问，按照这种标书中的方式写作，是否能够体现出我们企业的现实管理情况，以及管理对信息系统需要。

当这第三个问题提出的时候，几乎所有的人都会回答，这种内容太粗了，其实我们实际的管理过程要比这上面描写的复杂许多。这就是我们所面对的企业需求调查缺失的现实！也是为何要求企业为我们支付咨询费，而不是写作一份招标书费用的真正用意”。

“可以相信，现有的招标书的格式，一定是国内的学者和专家们设计出来的，他们在把建筑业招标书转换成信息化项目招标书的时候，忘记了一些至关重要的内容。建筑业的招标过程是严谨的，所有的投标公司都是依照招标方所提供的各种设计要求和图纸，开展投标预算的计算工作。如果没有设计过程的任何图纸，投标者如同在黑暗中摸索，他们不会知道应当放置何种的投标价格，才能够满足招标方的需要。这样的方式，就成为了暗箱操作，这种方式已经在建筑业中很少见了，至少在中大型项目中已经没有”。

“建筑业所需要的设计要求和设计图纸是什么？显然，它就是需求，如果只有设计要求而无设计图纸，那么所有的一切投标文件都只能够是在猜测中撰写，它的科学和合理性也就不复存在。招标和投标的本身，是一项严谨的工作，如果不严谨，所造成的问题就是失败。”

“学者和专家们在招投标文件写作格式转换过程中，唯独把最重要的“需求”放弃掉了，或者也可以说，还没有理解何谓招标中的“需求”。由此，就形成了国内信息化项目招投标过程的形式主义和过场”。

“给你看的招标书还算是比较好的，它毕竟还是写了一些比较细化的功能需求，当然还有一些框架性的流程（注：上例中没有画流程图）。但这不是需求，而是需求中的设想。而真正的需求，必须是按照企业现实的情况所建立起来的完整需求体系，它包括五点：

如果企业在信息化之前，没有建立起这样的需求体系，那么，就不可能在招标书中提出完整的需求。”

“其实在工作中，我们也经常遇到来自企业信息化人员的挑战。他们中的有些人总是认为，如果把企业的详细的需求泄露给投标单位，那么是不是会对企业产生影响。其实，不要对此存有疑虑，需求的提供存在“粗框架的需求和详细的需求”这样两个层次。在广泛邀请投标的初期，需求是采用粗框架的；只有当确定某些投标商“入围”时，必须提供完整需求。有一点必须强调，所有需求中的功能性需求，必须在这两个评估阶段全面提供。这样做，是为了保证所有的投标单位都能够通过功能需求，反推出企业的管理细节。当然，这只是我们面对的第一种挑战”。

“而第二种疑问有时更有价值。他们经常会问，在招标书中放置详细功能需求，是否也可以让投标单位了解你的要求（功能只是需求过程的一种计算机的功能实现，但它代表不了需求，因为没有需求就无法获得功能中的内部处理要求和流程逻辑要求），如果这样，大可不必如此费力地开展需求调研。这一挑战，代表了许多信息化人员的观点”。

“其实，信息化人员大多喜欢从技术的角度思考问题，他们忘记了“功能需求”是一个什么样的词汇，它是信息化词汇，在企业管理中根本不存在这样的词汇，它只是表达了企业需求中的“业务与管理流程需求”中的一个方面，而其他方面的内容，“功能需求”再也无法表达清楚了”。

“举一个简单例子：客户下订单时的价格处理过程，如果把这个功能称之为“订单确认” 功能。那么订单确认的业务处理过程，一定会按照企业不同管理规则、算法等一系列内容来实现。它可以采取“不同地区、不同级别的代理商，具有不同价格”，可以采取“信用方式与现金方式共同结算，可以提供批量订货的特殊优惠政策”。总之，它会有一系列的不同需求，而这点，如果不与管理规则，管理难题，管理要求相互结合，单从“订单确认”的字面上去理解，几乎所有的软件公司的软件都可以支持这样的功能。而现实，这种需求是很难开发的，只有极少的软件系统支持这种复杂的“订单确认”功能”。

“这就是为何要开展需求调查、分析和研究后，才开始招标的原因。没有准确需求的招标书，对于招标工作来说，毫无意义”。

他们的观点是正确的，这与信息化招标过程采取咨询先行的观点不谋而合。本书在“建立需求——了解企业状况”一章中所陈述的内容，就是为招标过程的需求而服务。没有严谨和翔实的需求作为基点，不要说招标过程不完美，而且，在以后的信息化运作中，由于需求的不明确，还是会在双方的合作中，产生不少的大大小小的磕绊。

主管们对此已经吃尽了苦头，那些来自企业内部各个部门对于系统的抱怨，来自软件公司和实施公司的抱怨，已经把主管们夹在了缝隙之中，再也没有了项目开始时的乐观和自信。此时的他，已经不知道应当偏向哪一个方面，因为任何一方，都是他的“老板”，让他得罪不起。

此时的信息化主管可以看到，企业使用人员的需求在渐渐地膨胀，他们越来越发现软件功能的缺陷和不方便。软件公司的实施人员在不断地回避增加的需求，软件人员也会对不断的需求增加叫苦不迭，他们害怕由此陷入一个无法逃脱的泥潭。此时，双方都开始向主管们施压，希望尽快摆脱困境。只有到了剑拔弩张的地步，主管们才会醒悟，招标书中对于需求的描述不清，是造成今日境况的罪魁。

这只是描绘了一种景象，而在现实之中的景象，只会比描绘得更加复杂，也更加难以控制。读者们不要忘记，采取招标方式的项目尚且如此，那么在国内那些没有采取招标方式的项目又会是怎样呢？已经不得而知。